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Hacer un análisis de flujo de efectivo

El análisis de flujo de efectivo (o flujo de caja) muestra el movimiento cíclico del dinero que entra y sale de la empresa cada mes. Es de suma importancia para una empresa, sea cual sea su tamaño, hacer un análisis de flujo de efectivo para conocer cómo funcionará la empresa en términos financieros. El análisis se utiliza también para conocer exactamente la reserva efectiva del capital de operación que sirve para mantener la empresa en marcha. Sin esta herramienta podría parecer que la empresa está dando beneficios, cuando la realidad es que no puede funcionar por falta de fondo de operación para los gastos diarios.

El análisis de flujo de efectivo indicará las cantidades adeudadas a la empresa (cuentas por cobrar), las cantidades debidas por la empresa (cuentas por pagar) y las variaciones estacionales de la misma. Mostrará los meses en que hay un excedente de flujo de efectivo y meses en los que hay un déficit. Es una herramienta de control y planificación que se puede utilizar para obtener préstamos a corto plazo que permitirán la producción fluida de la empresa. El grupo de interés deberá calcular lo más exactamente posible el capital necesario para poner en marcha la empresa y para su producción en los primeros tres a seis meses. De la misma forma en que la previsión de pérdidas y ganancias puede utilizarse como herramienta presupuestaria, la proyección de flujo de efectivo permitirá al grupo revisar las cuentas de un año concreto para ver si sus cálculos se ajustaban o no a la realidad. En un mes cualquiera, este análisis también puede ayudar al grupo a evaluar si está gastando demasiado en determinado centro de costo en perjuicio de otros que también deben ser cubiertos.

Cómo preparar una proyección de flujo de efectivo

El ejemplo de Vietnam muestra cómo preparar una proyección de flujo de efectivo a un año (véase la Tabla E.9). El grupo de interés empezará utilizando los cálculos realizados para las necesidades de capital para la puesta en marcha y la proyección de pérdidas y ganancias. A continuación deberá decidir qué pagos ha de efectuar a lo largo del año. Este es un buen ejercicio que ayuda al grupo a conocer detalles concretos de la empresa y a entender la importancia del fondo de operación para la supervivencia de la misma. El flujo de efectivo ayuda al grupo a analizar y planificar las necesidades de liquidez de la empresa mes a mes, teniendo en cuenta tanto las ventas como los gastos. Si la proyección indica que no habrá fondo de operación suficiente en un determinado mes, habrá que hacer cambios en los gastos para remediar la situación.

El primer paso es que el grupo de interés haga una estimación del efectivo de caja en el primer mes. Este efectivo de caja es la cantidad de dinero con que se inicia la empresa. Por lo tanto, se recogerá aquí el total del capital previsto para los costos de puesta en marcha. Posteriormente, una vez comiencen las ventas, los ingresos obtenidos se añaden al efectivo de caja para obtener el efectivo total (la proyección de flujo de efectivo solo registra las ventas de las cuales se ha recibido dinero y no tiene en cuenta el dinero que se adeuda a la empresa). Se suman también los gastos y se deducen del efectivo total para calcular el efectivo restante a final del mes. Esta cantidad pasa a la columna del mes siguiente como efectivo de caja, y así sucesivamente. Para asegurarse de que las proyecciones de flujo de efectivo se ajustan a las pérdidas y ganancias, se puede mantener un total de cada detalle en la primera columna.

Ejemplo

El estudio de caso de Quang Binh en Vietnam indica que algunos gastos de la empresa de miel, tales como la compra de tarros, podían aplazarse dos meses. Esto beneficia al estado de liquidez inicial, puesto que las ventas no empiezan hasta el tercer mes. De la misma forma, la compra de maquinaria se realizó en dos meses para evitar una reserva de efectivo negativa. Sin embargo, la mayoría de los demás gastos se suceden mes a mes. La proyección de flujo de efectivo se utilizó para calcular cuánto capital del préstamo podría devolverse en el primer año sin dañar el estado de liquidez de la empresa. Se vio que la totalidad del préstamo podría devolverse en 12 plazos iguales. Puesto que se paga cada mes, el interés disminuye a lo largo del año.

El efectivo en caja en el primer mes es de 12 671 000 dong. Este es el mínimo necesario para la operación de la empresa durante cuatro meses. Por lo tanto, el efectivo restante a los doce meses deberá ser como mínimo esta misma cantidad, para asegurarse de que haya suficiente dinero para el año siguiente. De hecho, puesto que se espera que las ventas aumenten en el segundo año, deberá hacerse una proyección de flujo de efectivo para el segundo año. La proyección del balance de efectivo tras 12 meses, indica el margen que queda para los gastos de operación del año siguiente.

En el ejemplo de la Cooperativa Praja de Nepal, la empresa devolverá el préstamo en el segundo año, lo que dejará un efectivo en caja de tan solo 122 831 rupias nepalíes (RN). Por lo tanto, se deberán planificar otras fuentes de financiación para mantener el mismo poder adquisitivo.

La proyección del flujo de efectivo también indica cómo se distribuyen los beneficios entre los participantes en la empresa. Estas cantidades deberán incluirse en la proyección del flujo de efectivo, puesto que son egresos que afectarán la cantidad de efectivo restante.

Tabla E.9. Proyección de flujo de efectivo para el año 1.Estudio de caso de Quang Binh en Vietnam.

Cuenta

Total del año

(d)

Mes

1

(d)

2

(d)

3

(d)

4

(d)

5

(d)

Efectivo en caja

 

12 671 000

6 225 002

1 911 305

3 268 242

7 137 481

Ventas

35 525 000

0

0

5 920 833

5 920 833

0

Efectivo total

 

12 671 000

6 225 002

7 832 138

9 189 075

7 137 481

Egresos

           

Tasas y cánones

0

0

0

0

0

0

Compra de equipamiento

9 620 000

4 620 000

2 500 000

2 500 000

0

0

Amortización de equipamiento

3 174 600

264 550

264 550

264 550

264 550

264 550

Mano de obra indirecta/gestión

120 000

10 000

10 000

10 000

10 000

10 000

Reparación y mantenimiento

50 000

4 167

4 167

4 167

4 167

4 167

Artículos de papelería, comunicaciones

60 000

5 000

5 000

5 000

5 000

5 000

Azúcar

1 225 000

102 083

102 083

102 083

102 083

102 083

Medicina (12 000 d por colmena x 35 colmenas)

420 000

35 000

35 000

35 000

35 000

35 000

350 tarros x 1 500 d

1 575 000

0

0

262 500

262 500

0

Mano de obra: 15 días por colmena y año

5 250 000

437 500

437 500

437 500

437 500

437 500

Intereses a pagar (18%)

959 499

147 615

135 314

123 013

110 711

98 410

Pagos del préstamo

9 841 000

820 083

820 083

820 083

820 083

820 083

Egresos totales

0

6 445 998

4 313 697

4 563 896

2 051 594

1 776 793

Efectivo total

 

12 671 000

6 225 002

7 832 138

9 189 075

7 137 481

Efectivo menos egresos

 

6 225 002

1 911 305

3 268 242

7 137 481

5 360 688

Balance del préstamo

 

9 841 000

9 020 917

8 200 834

7 380 751

6 560 668

Pago del préstamo

 

820 083

820 083

820 083

820 083

820 083

Saldo del préstamo

 

9 020 917

8 200 834

7 380 751

6 560 668

5 740 585

Pago de intereses

959 499

147 615

135 314

123 013

110 711

98 410

Cuenta

Mes

6

(d)

7

(d)

8

(d)

9

(d)

10

(d)

11

(d)

12

(d)

Efectivo en caja

5 360 688

3 596 196

7 502 338

11 522 865

9 795 277

8 079 990

12 035 337

Ventas

0

5 920 033

5 920 833

0

0

5 920 833

5 920 833

Efectivo total

5 360 688

9 517 029

13 423 171

11 522 865

9 795 277

14 000 823

17 956 170

Egresos

             

Tasas y cánones

0

0

0

0

0

0

0

Compra de equipo

0

0

0

0

0

0

0

Amortización del equipo

264 550

264 550

264 550

264 550

264 550

264 550

264 550

Mano de obra indirecta/gestión

10 000

10 000

10 000

10 000

10 000

10 000

10 000

Reparación y mantenimiento

4 167

4 167

4 167

4 167

4 167

4 167

4 167

Artículos de oficina, comunicaciones

5 000

5 000

5 000

5 000

5 000

5 000

5 000

Azúcar

102 083

102 083

0

102 083

102 083

102 083

102 083

Medicina (12 000 d por colmena x 35 colmenas)

35 000

35 000

35 000

35 000

35 000

35 000

35 000

350 tarros x 1 500 d

0

262 500

262 500

0

0

262 500

262 500

Mano de obra: 15 días por colmena y año

437 500

437 500

437 500

437 500

437 500

437 500

437 500

Intereses a pagar (18%)

86 109

73 808

61 506

49 205

36 904

24 603

12 301

Pagos de préstamo

820 083

820 083

820 083

820 083

820 083

820 083

820 083

Egresos totales

1 764 492

2 014 691

1 900 306

1 727 588

1 715 287

1 965 486

1 953 184

Efectivo total

5 360 688

9 517 029

13 423 171

11 522 865

9 795 277

14 000 823

17 956 170

Efectivo menos egresos

3 596 196

7 502 338

11 522 865

9 795 277

8 079 990

12 035 337

16 002 986

Balance del préstamo

5 740 585

4 920 502

4 100 419

3 280 336

2 460 253

1 640 170

820 087

Pago del préstamo

820 083

820 083

820 083

820 083

820 083

820 083

820 083

Saldo del préstamo

4920 502

4 100 419

3 280 336

2 460 253

1 640 170

820 087

4

Pago de intereses

86 109

73 808

61 506

49 205

36 904

24 603

12 301

$USA 1 = 13 000 dong (d)

Preparar una hoja de balance

La hoja de balance es una herramienta de contabilidad que indica el valor de la empresa y a quién pertenece en un momento determinado. Se conoce también como "estado de situación". Muestra las fortalezas y las debilidades financieras de la empresa y puede ser de ayuda para indicar a una entidad bancaria los índices de fondo de operación en la empresa.

Una hoja de balance (estado de situación) puede compararse con una fotografía, que muestra a la empresa tal y como es en un instante dado, a diferencia de la cuenta de ingresos (cuenta de pérdidas y ganancias), que puede compararse con una película de cine, haciendo un resumen de los ingresos y egresos al final de un período.

La hoja de balance tiene dos partes fundamentales, una en que aparecen los activos de la empresa y otra en que aparece el pasivo y el capital o fondos propios de la empresa. De acuerdo con la ecuación de contabilidad, las dos partes siempre son iguales:

Activos = Pasivo + Capital (Fondos propios)

Esto es de fácil explicación: los activos de una empresa están sujetos a reclamación por parte de acreedores y propietarios. El objetivo del grupo de interés será aumentar los activos y los fondos propios. La hoja de balance también indica si ha habido una buena o mala gestión. Todos los apuntes que aparecen en la hoja de balance representan las cuentas mantenidas en cada una de las categorías. Por ejemplo, bajo activos, una camioneta puede tener su propia cuenta donde se registrarán todos los pagos realizados por su compra.

El capital es la diferencia entre los activos de una empresa y su pasivo.

Capital (Fondos propios) = Activos - Pasivo

El capital representa las inversiones de los propietarios en la empresa, así como los beneficios (o pérdidas) acumulados. Dicho de otro modo, el capital (o fondos propios) es la parte de la empresa que pertenece por completo a sus propietarios y sobre la que no existe deuda alguna, e incluye los beneficios o ingresos de venta retenidos. Estos ingresos retenidos representan la parte de ingresos netos realizados en un período fiscal que han sido retenidos o reinvertidos en la empresa y no distribuidos en concepto de dividendos (acciones de los propietarios).

Cómo preparar una hoja de balance

El primer paso en la preparación de una hoja de balance es restar la cifra de inversiones iniciales y gastos de operación de los costos de puesta en marcha de la empresa. Al igual que en la cuenta de pérdidas y ganancias, las proyecciones de la hoja de balance para el segundo año pueden calcularse también utilizando el método de porcentaje de ventas. El análisis de la hoja de balance se hace utilizando los índices financieros que más adelante se describen. El efectivo en caja a final de año se obtiene a partir de la proyección de flujo de efectivo en el mes anterior. La amortización de maquinaria se resta del valor de los activos (véase la Tabla E.10).

Tabla E.10. Hoja de Balance para el año 1. Estudio de caso de Quang Binh en Vietnam.

Cuenta

Inicio del año 1

Final del año 1

Activos

Activos corrientes:

Efectivo en caja

Cuentas a cobrar

Existencias de materias primas

(d)

1 980 000

0

1 071 000

(d)

16 002 986

0

0

Total de activos corrientes

3 051 000

16 002 986

Activos fijos:

Maquinaria

(Menos amortización acumulada)

9 620 000

0

9 620 000

(3 174 600)

Total de activos fijos

9 620 000

6 445 400

Total de activos

12 671 000

22 448 386

Pasivo (Obligaciones)

Préstamo bancario

Cuentas a pagar

9 841 000

0

4

0

Total de pasivos

9 841 000

4

Fondos propios

Fondos propios

Beneficios reinvertidos

2 830 000

0

2 830 000

19 618 384

Total de fondos propios

2 830 000

22 448 382

Total de pasivo + fondos propios

12 671 000

22 448 386

$USA 1 = 13 000 dong (d)

Calcular índices financieros

Los índices financieros son herramientas que ayudan al grupo meta y a los posibles inversores a evaluar las fortalezas y las debilidades de la empresa.

Índice de capital/activos

Un banquero quiere conocer la parte que realmente es propiedad de la empresa (es decir, ¿debe más de lo que tiene?). En la empresa de Vietnam, al principio de año los productores eran propietarios únicamente del 22,3% de los activos, ya que el resto lo debían al banco en forma de obligaciones (véase la Tabla E.11). La Cooperativa Praja en Nepal era propietaria únicamente del 6,7% de sus activos, en forma de fondos propios.

Los inversores ajenos también tienen interés en saber si la empresa está bien administrada o no. El grupo de interés puede utilizar estos índices, una vez que esté funcionando la empresa, para mostrar a los posibles inversores la viabilidad y la capacidad de gestión de la empresa.

Para ello, se deberá hacer un seguimiento del cambio de propiedad en el tiempo. Por ejemplo, tal y como puede verse en la Tabla E.11, al final del primer año en el estudio de caso de Quang Binh en Vietnam, los fondos propios aumentaron desde un 22,3 % hasta casi el 100% de los activos, lo que indica que los grupos de interés habían devuelto sus obligaciones y reinvertido los beneficios en el crecimiento de la empresa. En el ejemplo de la Cooperativa Praja en Nepal, los fondos propios aumentaron desde un 6,7% al principio del primer período hasta un 15% al final del mismo, y posteriormente hasta el 100% cuando se devolvió la totalidad del préstamo al final del segundo período.

Ejemplo

Tabla E.11. Comparación de fondos propios/activos en Vietnam y Nepal.

LOS PRODUCTORES DE MIEL DE QUANG BINH, VIETNAM

Fondos propios/activos al inicio del primer año =

2 830 000 d / 12 671 000 = 0,223 x 100 = 22,3 %

Fondos propios/activos al final del primer año =

22 448 386 / 22 448 386 = 1 x 100 = 100 %

COOPERATIVA PRAJA, NEPAL

Fondos propios/activos al inicio del primer período =

11 017 RN / 163 466 = 0,067 x 100 = 6,7 %

Fondos propios/activos al final del primer período =

26 671/ 177 671 = 0,150 x 100 = 15 %

Fondos propios/activos al final del segundo período =

220 752/220 752 = 1 x 100 = 100%

$USA 1 = 13 000 dong (d); $USA 1 = 71 rupias nepalíes (RN)

Rendimiento de la inversión (RI)

Rendimiento de la inversión = Beneficios netos/activos totales

El ejemplo del estudio de caso de Quang Binh en Vietnam para la miel muestra un rendimiento de la inversión de un 179% en un solo año, lo que es un gran rendimiento si se compara con otras inversiones posibles en pequeñas empresas. Por otro lado, el estudio de caso de la Cooperativa Praja en Nepal muestra un rendimiento de la inversión del 23%, menor que en Vietnam pero razonable comparado con otras opciones de inversión posibles.

Ejemplo

Tabla E.12. Comparación del RI en el año 1 en Vietnam y Nepal.

LOS PRODUCTORES DE MIEL DE QUANG BINH, VIETNAM

22 690 901 d / 12 671 000 d = 1.79 = 179%

(es decir, los beneficios netos constituyen un 179% de la inversión inicial)

COOPERATIVA PRAJA, NEPAL

37 413 RN / 161 017 = 0,23 = 23 %
(es decir, los beneficios netos constituyen un 23% de la inversión inicial)

Ejemplo

Plan financiero para un fabricante de cestos de bambú

En esta empresa, el fabricante produce 45 cestos por partida que lleva al mercado en autobús. Los gastos de puesta en marcha indican que precisa una inversión de 1090 rupias nepalíes (RN) ($USA 15,35) (véase la Tabla E.13). Puesto que carece de capital propio, pide prestado la totalidad a su asociación local de ahorro y crédito (AAC) con una tasa de interés anual del 24%. Su plan empresarial abarca dos meses, el tiempo necesario para la producción y venta. Hace una previsión de pérdidas y ganancias y de flujo de efectivo de seis meses, en los que podrá fabricar y vender tres partidas (véase la Tabla E.14). Para el cálculo de beneficios netos, incluye la mano de obra como gasto (véase la Tabla E.15). Utilizando la proyección de flujo de efectivo, calcula el préstamo necesario para fabricar cada una de las partidas. La hoja de balance muestra que tras cada partida el préstamo necesario es menor, pues retiene los beneficios y los invierte de nuevo en la empresa (véase la Tabla E.16).

Tabla E.13. Costos de puesta en marcha de un fabricante de cestos de bambú.

(Una partida de mercado = 45 cestos)

RN

Bambú

630

Impuestos

420

Transporte y comida

40

Costo total

1 090

Capital propio

0

Préstamo AAC local

1 090

$USA 1 = 71 RN

Tabla E.14. Pérdidas y ganancias de un fabricante de cestos de bambú, en RN.

Cuenta

Primera partida

Segunda partida

Tercera partida

Ingresos de venta totales

1 800

1 800

1 800

Una partida: 45 cestos

Precio de venta: 40 RN/cesto

     

Egresos

     

Costos variables (CV)

     

Mano de obra para la preparación de los materiales (5 días x 60 RN/día)

300

300

300

Bambú (14 RN/cesto x 45 cestos)

630

630

630

Impuestos totales sobre el bambú

420

420

420

Costos Fijos (CF)

     

Transporte y comida/partida

40

40

40

Intereses del préstamo

(2 meses x tasa anual del 24 %)

44

32

16

Total Egresos (CV + CF)

1 434

1 422

1 406

Ganancias / partida

366

378

394

$USA 1 = 71 RN

Tabla E.15. Cálculo de costo de mano de obra de un fabricante de cestos de Bambú.

Capacidad de producción: 1 cesto/día (1 hora de mano de obra),

45 cestos = 45 horas en 45 días

Tiempo total de recolección

y preparación de cestos: 5 días

Sueldo equivalente a un día de trabajo: 60 RN

Mano de obra total para la preparación de los cestos: 60 RN x 5 días: 300 RN

$USA 1 = 71 RN

Tabla E.16. Flujo de efectivo de un fabricante de cestos de bambú, en RN.

Cuenta

Mes

1

2

3

4

5

6

Préstamo

1 090

0

800

0

400

0

Efectivo

0

310

366

386

744

364

Ventas

0

1 800

0

1 800

0

1 800

Efectivo total

1 090

2 110

1 166

2 186

1 144

2 164

Egresos

           

Mano de obra

150

150

150

150

150

150

Bambú

630

0

630

0

630

0

Impuestos

0

420

0

420

0

420

Transporte y comida

0

40

0

40

0

40

Préstamo

0

1 090

0

800

0

400

Intereses

0

44

0

32

0

16

Egresos totales

780

1 744

780

1 442

780

1 026

Efectivo total

1 090

2 110

1 166

2 186

1 144

2 164

Efectivo menos egresos

310

366N

386

744

364

1 138

$USA 1 = 71 RN

Tabla E.17. Hoja de balance de un fabricante de cestos de bambú, en RN.

Cuenta

Inicio del mes 1

Final del mes 2

Final del mes 4

Final del mes 6

Activos

       

Efectivo en caja

1 090

366

744

1 138

Total Activos

1 090

366

744

1 138

Pasivo

       

Préstamo AAC

1 090

0

0

0

Total Pasivo

1 090

0

0

0

Fondos propios

       

Capital propio

0

0

366

744

Ingresos retenidos

0

366

378

394

Total fondos propios

0

366

744

1 138

Total pasivo + fondos propios

1 090

366

744

1 138

$USA 1 = 71 RN


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