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PASO 8. HACER UN SEGUIMIENTO DEL PROGRESO Y ADAPTACIÓN A LOS CAMBIOS

La finalidad del Paso 8 es asegurar que los miembros del grupo meta sean capaces de prever acontecimientos inesperados y hacerles frente, y que la empresa pueda ser juzgada cada año por los progresos realizados hacia la consecución de los objetivos. El facilitador deberá enseñar al grupo meta a llevar cabo una evaluación anual del entorno empresarial para que la empresa pueda mantenerse competitiva en un mercado cambiante, de forma que los objetivos formulados en el plan de desarrollo empresarial sigan siendo viables. La planificación anual, permite medir los progresos realizados e identificar los problemas que surgen y luego desarrollar nuevas estrategias para superarlos.

Los principales objetivos del seguimiento son:

El facilitador deberá ayudar al grupo meta a establecer un sistema para asegurar que se hará un seguimiento del plan empresarial y que dicho plan se modificará en caso de que surjan condiciones imprevistas en el mercado. El sistema de seguimiento debe constar de herramientas de recolección de información para un estudio de base y para el análisis de la información recogida, a realizar al menos una vez al año, de manera que se puedan tomar las decisiones adecuadas para alcanzar las ventas y los beneficios previstos. Además, para que la empresa sea sustentable, el grupo deberá evaluar en forma regular el impacto de sus actividades sobre el medio ambiente y sobre los aspectos sociales discutidos durante el desarrollo de la estrategia.

DESARROLLAR UN SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

La elección de indicadores adecuados es el primer paso hacia el establecimiento de un buen sistema de seguimiento y evaluación. Solo podrán establecerse indicadores válidos con la participación del grupo meta. Se puede realizar el seguimiento a nivel tanto de resultados como de efectos e impactos. Cada nivel requiere indicadores distintos, que deben guardar relación con los objetivos y estrategias de la empresa. La recolección de información básica sobre la comunidad puede ser planificada de acuerdo con los indicadores utilizados.

Por ejemplo, para efectuar un seguimiento de los ingresos obtenidos en una comunidad, por los socios de una cooperativa y por los que no lo son, habrá que recoger datos sobre cada uno de los recolectores que lleva el producto a la estación de pesado a pie de carretera. Los datos a recoger incluyen el nombre, dirección y género de la persona, además de la cantidad de producto entregado y el dinero recibido.

Los indicadores de efecto pretenden medir el efecto de las actividades sobre el grupo meta o su empresa. Por ejemplo, las reuniones de planificación participativa, ¿aportaron al grupo un mayor conocimiento de los mercados? ¿hubo una mayor participación de la mujer en el segundo año como consecuencia de los buenos resultados del primer año? ¿empezó el grupo a cultivar el producto para asegurar el suministro en la temporada siguiente? De la misma forma, los indicadores de impacto pretenden medir el impacto de la empresa sobre la toda la comunidad. ¿Cómo se vio afectada la clasificación por nivel de riqueza debido a la empresa? ¿obtuvieron algún beneficio los miembros más desfavorecidos? ¿de qué manera?

Cómo ayudar al grupo meta a llevar a cabo evaluaciones anuales

Los facilitadores tendrán que organizar talleres con los representantes de los grupos de interés para un determinado producto. En estos talleres, se repetirá el estudio sobre el entorno empresarial que se realizó en el Paso 1, aunque no con el mismo detalle. Una vez recogida la información, los facilitadores deberán discutir los resultados del estudio con el grupo de interés. Deberán formarse otra vez grupos de trabajo para cada una de las cuatro áreas de desarrollo empresarial, y los miembros del grupo meta deberán considerar los objetivos y las estrategias desarrolladas el año anterior para determinar si se cumplieron. Cada grupo deberá evaluar las actividades realizadas en el año anterior e identificar las fortalezas y debilidades de cada área de desarrollo empresarial. Con base en esta evaluación, el grupo deberá desarrollar sus metas, objetivos, estrategias y planes de acción para el año siguiente.

Durante los talleres de planificación anual, los grupos meta deberán compartir sus experiencias empresariales del año anterior. Se deberá crear un ambiente participativo para que todos tengan la oportunidad de proponer mejoras. Una vez los grupos de interés hayan desarrollado un plan para el año siguiente, deberán ponerlo en práctica. Para que esto suceda, deberán ser los participantes en la empresa los que actúen directamente en la formulación anual del plan, para sentirse así identificados con el mismo. Uno de los resultados de la planificación anual debe ser la delegación de tareas específicas a aquellos individuos que serán responsables de su ejecución.

Ejemplo

En Nepal, una organización no gubernamental (ONG) había estado apoyando al grupo étnico de los Praja en un proyecto para utilizar el producto de sus árboles chiuri para preparar un concentrado de zumo que embotellaban y vendían en Kathmandu. Sin embargo, al final de dos años las ventas bajaron y la ONG se quedó con un excedente significativo. Las razones fueron las dificultades en cuanto a higiene, envasado, promoción y distribución de un producto nuevo a un mercado nuevo. Tras realizar un ejercicio de AyDM con los Praja, la ONG decidió que en lugar de intentar resolver estas dificultades, venderían al mercado existente aceite de las semillas de chiuri, utilizado en lámparas de aceite. Como éste no es un aceite comestible, la higiene no suponía un problema y, cuando visitaron a posibles clientes con antelación a la puesta en marcha, descubrieron que la distribución sería también más fácil que para el zumo.

En cuanto al seguimiento del recurso, la Cooperativa Praja fue constituída un año más tarde en la misma zona del proyecto, para recoger otro producto, una planta de uso medicinal utilizada en la preparación de té. Los socios de la cooperativa acordaron qué cantidad podía ser recolectada de forma sostenible. Tras obtener los permisos necesarios del oficial forestal del distrito (DFO), empezaron a recolectar el recurso de sus bosques. Pero otras personas locales se enteraron de esta oportunidad y empezaron también a recoger grandes cantidades del producto. En un principio estas personas no habían sido incluídas entre las comunidades con las que trabajaba el proyecto, ni tampoco habían mostrado interés en unirse a la cooperativa. Los problemas de merma de recursos se atenderían una vez que el área de recolección se convirtiera en bosque comunitario (el proceso se había ya iniciado y se esperaba que finalizase antes de la próxima temporada). Los Grupos de Usuarios del Bosque (FUG) tendrían que controlar una zona predeterminada y asegurar que otros miembros de la comunidad no recogieran plantas de esa zona.

Durante la última recolección se vio un ejemplo de impacto social, identificado en el transcurso del seguimiento realizado. Algunos de los socios de la cooperativa habían contratado a los Praja más pobres para recoger el producto del bosque a cambio de un sueldo diario nominal. A consecuencia de ello, algunos hogares recibían unos ingresos mucho mayores que otros. Habrá que realizar más estudios para entender la situación económica de los hogares desfavorecidos. Lo más probable es que se diera esta situación porque la pobreza de estos hogares era tal que necesitaban urgentemente el efectivo que recibían diariamente, o quizás porque tenían deudas con los otros hogares y pagaban tales deudas con mano de obra. No tenían el dinero necesario para comprar acciones en la cooperativa ni tampoco tiempo para acudir a las reuniones de planificación y, por ende, no recibieron información sobre esta oportunidad. La marginalización de estos hogares desfavorecidos debe ser solucionada mediante nuevas estrategias en el año siguiente.

En cuanto al seguimiento de tipo institucional, la normativa del DFO no se conocía claramente en el primer año. Aunque la cooperativa obtuvo permisos para la recolección del producto de los bosques, tales permisos deberían haber incluído un cláusula estipulando que el producto sería almacenado en el lugar alquilado para este fin en un mercado urbano, antes de ser transportado al comprador final. Dado que esta cláusula no constaba en los permisos, los guardas forestales no permitían que el producto saliera del pequeño pueblo ubicado a pie de carretera cerca del punto de colección, donde no existía un lugar de almacenaje adecuado y seguro. Por fortuna, se encontró un comprador que aceptó el producto inmediatamente, por lo que el producto no corrió riesgo de deterioro o robo. Esto fue un buena experiencia de aprendizaje para los socios de la cooperativa, a través de la cual han entendido que necesitan obtener los permisos adecuados antes de la próxima temporada.

HACER UN SEGUIMIENTO DE LOS PROGRESOS ALCANZADOS

Análisis económico

Los objetivos económicos del grupo meta se evaluaron durante la Fase 1. Esta evaluación puede servir de base para comparar los progresos realizados hacia la consecución de tales objetivos en un determinado período de tiempo. Tal y como se expuso en el ejemplo anterior, puede proporcionar una buena indicación de si alguno de los grupos más desfavorecidos están viéndose marginados por el proceso. Es de especial utilidad documentar si los ingresos mayores dan como resultado una mayor participación del grupo hacia la protección de sus recursos naturales.

Análisis de mercado/economía: proyecciones financieras

La función de las proyecciones financieras (o presupuestos) es destacar aquellos componentes que deben ser medidos y asegurar que el rendimiento puede compararse con determinados estándares.

Las proyecciones financieras realizadas en el primer año deben ser discutidas por el grupo meta con vistas a preparar proyecciones más exactas para el período siguiente. Los facilitadores deberán ayudar a los miembros del grupo a identificar errores de juicio, puesto que éstos se convierten en experiencias de aprendizaje que pueden ser aplicadas al siguiente ciclo de planificación. La participación de todos los miembros en el cálculo del presupuesto les proporciona conocimientos sobre la forma en que funciona la empresa y asegura que los objetivos desarrollados sean realistas.

La finalidad de un sistema de seguimiento es comparar el rendimiento del mercado con las proyecciones anuales. Los datos que deben registrarse a intervalos regulares son las ventas, las ganancias brutas y los gastos. Este tipo de registro tiene la ventaja de que identifica áreas problemáticas, desviaciones graves en el plan de mercadeo y en las proyecciones presupuestarias, y proporciona información para la planificación futura. Utilizando esta información, el grupo meta puede evaluar el progreso según criterios tales como gastos registrados, mezcla de mercadeo, supuestos de hecho en la planificación, previsión de ventas y política de precios.

Ejemplo

Una cooperativa local de producción de artesanía, propiedad de y gestionada por mujeres, estaba teniendo problemas en mantener las comunicaciones de mercado con la capital. Las mujeres no entendían la importancia del mercadeo para la mejora de las ventas y el movimiento de las existencias. El facilitador propuso la contratación de un director de mercadeo muy bien pagado, que trabajaría en la ciudad. A las mujeres se les hacía difícil aceptar esta propuesta, puesto que ellas mismas tenían conocimientos de gestión de empresa, y eran suspicaces y reacias a realizar esta inversión. Al final se le encargó al director de producción, que llevaba ya algún tiempo trabajando con las mujeres y se había ganado su confianza, la función adicional de realizar el mercadeo en la ciudad.

Para que esta discusión fuera útil, los productores tenían que conocer factores tales como existencias y cifras de venta esperadas, estrategias de mercadeo y sueldos de los expertos externos. No existía una solución perfecta para este problema. Sin embargo, mediante la discusión del problema y de las posibles opciones para su resolución, el grupo meta pudo entender las implicaciones económicas de sus decisiones. Se deberá volver a discutir el tema una vez que haya pasado el tiempo suficiente para ver si la estrategia elegida fue o no acertada.

Análisis de manejo de recursos/medio ambiente

Una finalidad principal del seguimiento es asegurar que la empresa no tenga impactos negativos sobre el entorno ecológico por la recolección del recurso. En el Paso 1 de la Fase 3, se mencionaron tres formas de llevar a cabo diagnósticos rápidos en el bosque para determinar si la extracción de una especie determinada es sostenible. Sin embargo, puede resultar difícil para los grupos meta locales contratar a expertos forestales. En este caso, el facilitador deberá asegurarse de que los propios grupos conozcan los métodos básicos a utilizar para el diagnóstico rápido del bosque, y de que reconocen la importancia de hacer un seguimiento constante.

Las revisiones anuales de la empresa deberán incluir una evaluación del impacto de la recolección y, de ser necesario, la formulación y aplicación de medidas correctoras. Por ejemplo, se pueden aumentar los ciclos de rotación si la regeneración del recurso es más lenta de lo esperado. En muchos casos, puede resultar factible para las comunidades locales iniciar pruebas de condiciones agroforestales para la domesticación de una especie. Si la recolección tuviera un impacto negativo, el grupo de interés puede decidir aumentar la dependencia sobre los recursos cultivados de la especie. Pueden ser necesarias otras estrategias, tales como emplear una mezcla de productos que reduzca la dependencia sobre un único producto, promoviendo por lo tanto una reducción en la recolección del producto en cuestión.

Análisis social/institucional

El impacto social de la empresa puede evaluarse mediante una gama de indicadores predeterminados que se utilizaron en un principio para recolectar la información. Por ejemplo, se puede evaluar la función de la mujer en la toma de decisiones sobre selección del producto, política de precios o distribución de los ingresos, así como determinar el impacto sobre los grupos más desfavorecidos de un grupo de usuarios del bosque. Se puede evaluar la capacitación de una cooperativa comunitaria o asociación de recolectores del bosque. Se deben identificar y seguir cuidadosamente los posibles impactos negativos. Por ejemplo, una empresa de éxito puede tener como resultado que los padres saquen a las hijas del colegio para que participen en el procesado de un producto. La única forma en que se puede hacer un seguimiento de este cambio es estableciendo una base de datos de los hogares, que indique el número de hijos que acuden a la escuela y comparando la situación posterior con estos datos.

Política y normativas

Los grupos de interés deben hacer un seguimiento detallado de la política nacional e internacional, bien por sí mismos o con la ayuda de una red nacional. De lo contrario, pueden verse sorprendidos por los cambios que ocurran, lo que redundaría en graves problemas para la empresa. Deberán mantener una estrecha relación con el oficial forestal local para ser capaces de negociar en caso de una normativa poco clara. Si la política nacional va a ser modificada de forma que les perjudica, tendrán que ejercer presión como miembros de una red nacional. Si se proponen leyes internacionales que puedan afectar a su empresa, deberán responder con rapidez. Por ejemplo, los grupos de interés en Karnali, en el noroeste de Nepal, habían construído una unidad de destilado para la fabricación de aceite de jatamansi (Nardostacys), cuando se enteraron de que se había presentado una propuesta para incluir al jatamansi en la lista de la Convención sobre el Comercio Internacional de Especies de Fauna y Flora en Peligro de Extinción (CITES). Esto podría haber tenido serias repercusiones sobre su empresa, por lo que rápidamente escribieron al comité para plantear su caso antes de que la ley fuera ratificada.

Análisis de ciencia y tecnología

Los grupos de interés deben mantenerse al corriente de la nueva tecnología que puede hacer que su producto resulte más competitivo, bien al disminuir el costo de producción, bien mediante la mejora del mismo. La tecnología de procesado, tales como las mejoras en el secado, la agrotecnología que acelere las tasas de crecimiento y la maquinaria de extracción de aceite que funcione con combustibles biológicos, son algunas de las áreas en las que la tecnología cambia con rapidez. Las mejoras en la infraestructura, tales como el aumento en el número de líneas telefónicas y la ampliación de la red de carreteras, puede abrir nuevos mercados para los grupos y sus productos.

Sistemas de información de mercado

Es importante que la empresa desarrolle sistemas de información de mercado, una herramienta que les permitirá mantenerse al día sobre los cambios que ocurren fuera de su propio entorno. No solo deben recogerse datos en forma regular, sino que tales datos deben distribuirse en forma eficaz para ser analizados y facilitar la toma de decisiones con base en los cambios percibidos en las condiciones de mercado.

De todo esto se desprende que se precisa información no solo con respecto a cambios en el precio y en las necesidades de los consumidores, sino también en áreas de política nacional e internacional y de tecnología. Por lo tanto, los grupos de interés deberán idear la forma de mantenerse en contacto con el mundo exterior. Los facilitadores pueden ayudar en este proceso mediante la organización de visitas de estudio para que los representantes de las empresas rurales puedan familiarizarse con las fuentes externas de información. Tales fuentes pueden incluir institutos de investigación, redes nacionales del sector forestal y comerciantes del sector privado relacionado con la exportación.

Ejemplo

El grupo de los Praja en el distrito de Chitwan en Nepal mantenía relaciones con el Instituto de Tecnología de Butwal, que estaba desarrollando una máquina para la extracción de aceite. El instituto tenía interés en probar la semilla de chiura como posible materia prima y se puso en contacto con la Cooperativa Praja para conseguir un suministro inicial de varios cientos de kilos para llevar a cabo una prueba. Si tales pruebas tenían éxito, el instituto entrenaría al grupo Praja en la utilización de las máquinas y podría facilitar también la obtención de préstamos.

El ejercicio anual de planificación llevado a cabo por el grupo meta debe incluir una evaluación de todas las áreas mencionadas. Los facilitadores deben ayudar al grupo durante este período crítico. Tras repasar algunos ciclos de planificación y puesta en práctica, los miembros del grupo verán la utilidad y la necesidad de este ejercicio y se motivarán a hacerlo por sí mismos, con escasa ayuda externa. Los facilitadores pueden animar a la participación y capacitación de una ONG local como parte de su ayuda al grupo, de manera que en el futuro exista un grupo central de personas con experiencia en la zona, que pueden proporcionar ayuda al grupo en calidad de consultores si fuera necesario.

Ejemplo

Una compañía que se dedica a destilar hierbas de uso medicinal para la fabricación de aceites en las montañas de la zona del Karnali en el Nepal, debe desarrollar estrategias para adaptarse a los cambios. Durante los primeros dos o tres años de operación, la unidad funcionó bien: ofrecía un buen precio por la materia prima y, gracias a un recurso abundante, obtuvo de 20 a 30 litros de aceite para los mercados indios y de exportación. Sin embargo, en el tercer año, los comerciantes locales empezaron a ofrecer precios más altos para la materia prima, con el resultado de que la compañía de destilación no podía obtener lo suficiente para funcionar a plena capacidad.

La compañía no disponía del capital necesario para pagar por adelantado a los recolectores, lo que hacía menos atractivo para éstos venderle el producto. Además, se tardaba en vender el aceite. Las opciones que tenía era venderlo a precios indios y casi no llegar ni al punto de equilibrio, o almacenarlo hasta que se pudiera obtener un precio de exportación mucho más alto.

Los costos fijos de la empresa eran muy bajos, por lo que se podía dar el lujo de no hacer nada durante varios meses. Los propietarios decidieron reducir la producción de las hierbas y al mismo tiempo empezar a desarrollar otros productos de aceite. Esperaría hasta tener un mercado de exportación asegurado antes de decidir invertir más capital en la compra de materia prima, momento en que podría quizás ofrecer pagos por adelantado o precios competitivos para eliminar a los otros comerciantes.


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